一站式活動策劃公司
活動策劃 會務旅游 線上發布會

學術會議

發表時間:2020-10-20 15:07
文章附圖

對于有共同研究領域的學者們來說,召開會議是學者交流各自領域最前沿思想的絕佳方式。 成功進行會議籌劃的關鍵是一次完成每個任務,并完整列出您已完成的工作和下一步需要做的事情。



第一部分 會議籌劃:早期階段



1提早開始。您應該至少提前八個月開始計劃會議的早期階段,如果會議將有很多參與者或范圍很廣,則甚至應該更長。

請記住,許多場館和餐飲服務必須提前幾個月預訂,許多參與者將不得不出差并安排在場時間。

此外,您可能需要提前幾個月準備年度預算,因此必須提前與相關部門協商任何財務或非財務幫助。

2確定會議主題和名稱,組成委員會。會議委員會負責會議的所有決策,并且由多于一個的人來確保您具有足夠的觀點來就重要問題做出決策,并確保您有足夠的人來實際討論細節。

您將需要一個會議協調員,他是所有重大決策的關鍵人物,并且最終將把最大的時間花在整理所有事情上。如果您有足夠的預算,還可以聘請活動策劃者,以免頭痛。

如果本次會議是之前召開的會議的下一屆,請嘗試讓上一年的委員會協調員參加。如果他或她不能參加,至少要求提供上一年的任何材料以幫助簡化計劃。

3寫下您的目標和議程。您需要明確定義您希望在這次會議上完成的工作,因為這將影響您的其他決策。在開始任何其他會議組織之前,知道您想傳達的信息以及向誰傳達信息,可以減輕前進的壓力。

如果您從未策劃過會議,明智的做法是在您第一次嘗試會議時就遵循一個小而簡單的計劃。實際上,這意味著最多只能召開一到兩天的會議,最多不超過250至300人。

4選擇城市和日期。盡管您可能沒有更多的計劃就無法選擇特定的日期和位置,但務必要計劃多少時間,這一點很重要。

由于您的特定情況,您選擇的日期可能會有很多限制,但是通常,會議通常在一年中的特定時間和一周中的特定日期舉行。例如,在歐洲,會議通常在3月至6月或9月至11月之間舉行。任何其他時間,人們都不太可能出現。同樣,會議通常在周四至周五或周一至周二舉行。在選擇月份和日期之前,請先了解您所在地區的行業規范。

會議的時間長短取決于您認為將要參加的人數以及在會議上需要完成的所有工作。對于250至300人的會議,計劃整整兩天。

通常,您只應嘗試在自己的城市中組織會議,并且該城市需要訪問附近的機場,酒店和可接受的場所。如果城市是人們想去的大都市區,那也是最好的。如果是在旅游目的地,參加會議的圍欄上的人更有可能去參加會議。



第二部分 組織會議



1制定預算。如果您不知道自己要花多少錢,然后再將其分解為會議場地,材料和演講者費用之類的資金,那么您將無能為力。堅持預算,如果您委派職責,請確保您的助手也遵守他們的財務限額。

預算可能會受到您是否要為活動招募贊助商的影響。贊助商需要付費來支持會議,但也要在會議本身的內容上有發言權,通常包括主持演講或由自己的演講者主持的小組討論會以及帶有徽標的會議材料。從好的方面來說,贊助商會向您支付預付款,這使您有更多的錢可以按計劃工作。根據您的主題,贊助商可能包括當地行業領袖或慈善家。

2確定機票價格和銷售方式。一些會議對參與者是免費的,而另一些則收取高昂的費用。設置機票價格并確定如何開始銷售機票時,需要考慮以下幾個因素:

會議策劃需要多少費用?如果這是一次小型的本地會議,幾乎沒有費用,或者不收取任何費用,那么不對參加會議的人員收費是有意義的。另一種選擇是允許出席者免費參加,而其他人則支付一小筆費用來支付會議費用。

多日會議或提供餐食的會議通常會收取注冊費,一般從幾百元到幾千元不等。

許多會議針對處于不同職業階段的人員使用不同的收費標準。例如,學術會議通常對學生收取的費用要比對教師收取的費用低,并且對贊助協會的成員收取的費用也要比對公眾收取的費用低。

3選擇會議場地。在搜索位置時,請記住參與者的數量,位置的便利性,停車位以及與公共交通,機場和酒店的距離。您尋找舉辦會議的場所的目標應該是使參加者盡可能容易地參加會議。

檢查您的城市是否設有會議中心或帶會議廳的酒店。對于小型會議,您通??梢宰庥卯數氐慕烫没蛏鐓^中心。

4爭取場地工作人員的幫助。如果您選擇了舉辦會議的場所,那么請利用這一寶貴資源。這是員工每天要做的事情,應該能夠回答任何問題或疑慮,并在需要時提供建議。

某些場所甚至還設有活動策劃人員,可以處理您會議的許多其他細節。即使計劃者收取了費用,防止它在接下來的幾周內成為您自己的全職工作也是值得的。

5決定菜單。當您組織會議時,您需要記住,與會人員不愿整天不吃一頓像樣的飯,而許多人都不知道該地區有什么。確定您是否要雇用餐飲服務來帶早餐,午餐和小吃,或者您選擇的會議場地是否將提供餐飲服務。

請記住,許多人的飲食限制,過敏和偏愛使計劃進餐變得相當困難。如果您選擇經驗豐富的餐飲服務商,他們可以為素食,無堅果,無麩質,或其他膳食偏愛選項。

6堅持進行演練。在您完成會議的大部分組織之后,在會議準備開始時,不要與其他參與者一起走動。

提前一天前往會議場所與工作人員會面,以確保一切都準備就緒并妥善處理所有最后的細節。



第三部分 計劃會議內容



1計劃時間表。您已經知道會議的標題,并對主題有一個總體了解。但是現在您必須決定它如何實際發揮作用。會議有多種類型,不同的類型和規模采用不同的方法。如果不確定如何進行,請考慮采用常見的會議格式:

從主題演講或開幕詞開始。這通常是在該行業或領域中的一個大名鼎鼎的演講或演講-誰是您可以說服的最知名的演講者。主題演講可以在晚上進行,然后以晚餐結束,或者可以在會議第一天的早晨進行。

會議的剩余天數應分為較短的會議。會議的實際內容通常由計劃參加的人決定(參與者將提交提案),但是您也可以計劃研討會,視頻放映或您想包括的其他格式。根據參加人數的不同,您可以一次進行一個會話(稱為“全體會議”),也可以同時運行多個會話(稱為“分組討論”),以便參與者可以選擇參加什么會議。

結束會議時,要以激勵人心的演講或對觀眾的挑戰作為結束語。

2確定要進行的會話類型。這些內容將根據行業標準而有所不同,但是您可以考慮進行演講,在建演示文稿,研討會,政策更新或現場演講,互動式會議或開放式海報演示文稿。

您期望的會議類型將影響會議的宣傳方式,因此請盡早確定哪種類型的內容對目標受眾最有意義。

每次會議的時間范圍從45分鐘到三個小時不等,具體取決于演示文稿的數量和內容。

3計劃是否需要包括任何其他活動。弄清楚如何使其他重要事件適合您的會議日程,對于成功舉辦會議至關重要。

您可以包括便餐或請參加者自備便餐(通常,如果您不收取出席費,則僅選擇最后一個選項;否則,人們會期望他們的注冊費涵蓋至少一頓飯)。如果您所在的地點在城鎮,您還可以休息一下,讓與會者在附近的場所享用午餐。

確定您的與會者是否可能想要任何類型的娛樂活動,例如,當地游覽或戲劇表演。在某些城市和某些行業中,這些是可以預期的,但在另一些城市中,它們可能似乎不合適。



第四部分 公開會議



1確定誰將參加。在進行計劃之前,您需要確保對目標細分市場有足夠的興趣。

如果您僅針對一小群人(100人以內),則無需采取太多步驟來宣傳會議。一兩封簡單的電子郵件以及在新聞通訊和/或管理會議中的提及就足以宣傳會議。

2找到行業領導者參加。您需要一位大人物或主旨發言人來說服業內其他人。

一旦確認該領域的知名人士將參加,您就可以在會議資料中包括此信息,例如您的與會者邀請。

3創建會議網站。如今,要成功召開會議,幾乎必須具有數字化存在。查找包含會議名稱或其邏輯派生名稱的可用URL,以便輕松查找。在網站上包含有關會議的所有重要信息,并確保在與會議相關的所有印刷材料和廣告上列出URL。

在網站上,請確保包括會議地點的日期,時間和地址,以及所有演講嘉賓的姓名。您還可以包括有關交通,住宿,地區景點的信息,如果需要,還可以附上會議日程。

當您準備開始注冊時,也可以使用鏈接更新網站。使用艾會網學術會議管理平臺創建學術會議網站是一個不錯的選擇。

4廣告。盡早開始(最多提前一年),以便演示者可以開始為會議構想提交提案。根據會議的規模和目標受眾的不同,您的方法也會有所不同。請記住,目標受眾的成員從何處獲得有關該會議的信息。這些可能包括:

社交媒體,電子郵件,博客,雜志,新聞通訊或期刊,發送給相關團體,組織或企業的海報,傳單或其他公告

5征求建議。在您的廣告材料中,還應包括“要求參加者”或“建議書”,要求個人或團體提交紙質,小組或研討會的建議。

在學術界,較小的會議通常要求提交幾百字的摘要。較大的會議需要提交完整的論文。

6開始接受注冊。最好有一種與會者參加會議的方式,甚至可以提前幾個月進行注冊,以使您了解會有多少人參加。

設置一個鏈接到會議網站的注冊網站。

如果您有辦法通過信用卡付款,也可以允許參與者撥打或傳真他們的注冊信息。

為了鼓勵提前注冊,請為提前一個月或更長時間注冊的人員提供折扣價,在會議開始前一個月的等待注冊費用稍高以及在門注冊的費用稍高。


相關提示:

事先詢問演講者,他們是否需要其他設備來演講,例如講臺,大屏幕或電腦。

準備菜單時,請確定您的任何會議參與者是否有特殊飲食要求。

設置會議室時,請考慮會議的目的,并提供禮堂式座位或帶桌子的座位以做筆記。

當您比較場地的價格時,還要詢問食物,水,飲料等的價格。這些價格可能非常昂貴。

下一篇開業慶典
分享到:
相關推薦
周年慶典
新品發布會
經銷商晚宴
開業慶典
學術會議
成都會務公司
奠基儀式
高端派對酒會
汽車發布會
企業拓展
燈光音響租賃
場地推薦
經銷商晚宴
高端酒會晚宴
LED屏租賃
生日派對
熱門資訊
2020-08-26
遇到公司的開業活動、周年慶、年會等等,想要追求規模、有氣氛的公司一般都會考慮做一個大型的活動。既然是要舉辦大型活動,那肯定是要臨時搭建舞臺,并請一些演員進行表演。有些人肯定會覺得,不就是搭個個舞臺嘛,有什么難的,分分鐘的事情!其實不然,一...
2020-08-26
舞美設計也叫舞臺美術設計。一直以來,我們習慣把婚禮現場的燈光、特效、舞臺設計稱之為“燈光舞美”,其實是不太準確的。舞美是舞臺美術設計的簡稱,廣義上它包括了舞臺燈光設計、舞臺服裝設計、舞臺化妝設計、舞臺布景設計等等;
聯系我們
四川省成都市青羊區草市街123號時代鋒尚801
3027095099@qq.com
客服熱線
線上客服
7*24全國服務熱線
13388177909
13388167626
028-86670870
QQ客服
3027095099